Gestire un ristorante è un’impresa dura e complessa, che ti occupa ogni singolo momento della giornata.
Per migliorarsi costantemente, la passione e l’impegno potrebbero non bastare: servono i dati e le informazioni giusti, cioè i “parametri vitali” del tuo ristorante.
Il Controllo di gestione è proprio lo strumento che ti fornisce quelle informazioni di cui hai bisogno per migliorarti e massimizzare le prestazioni del tuo ristorante.
- Quali sono i vantaggi di un sistema di Controllo di gestione?
Il mondo della ristorazione è cambiato rispetto a quello che era anni fa:
- i margini si sono assottigliati;
- la concorrenza è aumentata e – in tanti casi purtroppo – è sempre più “al ribasso” in termini di qualità e serietà;
- la comunicazione e il marketing hanno un ruolo sempre crescente;
- i gusti, le “mode” e le esigenze dei clienti si evolvono molto più velocemente.
Il ristoratore “vecchio stile”, quello cioè che gestiva il locale a braccio basandosi solo sul suo intuito, è un modello ormai superato e comunque troppo rischioso.
Nell’attuale contesto, il ristoratore o il restaurant manager devono evolvere verso un nuovo modello, in cui le decisioni vengono assunte sulla base di un set informativo completo e affidabile.
Dati, numeri e informazioni: questo è l’obiettivo finale di un buon sistema di Controllo di gestione.
Ecco quali sono i principali vantaggi che avrai con un buon Controllo di gestione:
- fissare gli obiettivi aziendali;
- analizzare i costi, per individuare eventuali criticità;
- formulare previsioni economiche affidabili;
- individuare degli indicatori di efficienza economica.
In altre parole, l’obiettivo principale del Controllo di gestione è quello di avere costantemente il polso della situazione, tramite il monitoraggio dei principali “parametri vitali” del tuo ristorante.
- Sistemi di Controllo di gestione: chi dovrebbe adottarli? Solo le grandi imprese?
In origine i sistemi di Controllo di gestione furono pensati per le grandi imprese, che infatti – chi più, chi meno – li adottano già da molti decenni.
Con il tempo, la turbolenza dell’economia e le varie crisi che abbiamo vissuto e che stiamo vivendo (la crisi finanziaria del 2008, il Covid-19, la Guerra in Ucraina) hanno esteso anche alle piccole e medie imprese l’esigenza di raccogliere e analizzare informazioni e dati sul proprio business.
Una tendenza netta e incontrovertibile, tanto da diventare addirittura un obbligo di legge: dal 15 luglio 2022, infatti, è in vigore il nuovo Codice della Crisi, che impone a tutti gli imprenditori, anche ai piccoli, di adottare in azienda adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.
- Quanto è complicato?
In un precedente articolo ho parlato della fase di apertura di un ristorante e di quanto sia cruciale aver preliminarmente preparato un buon business plan. Fra i tanti vantaggi, vi è anche il fatto che esso può fungere da base di partenza per l’impostazione di un sistema di Controllo di gestione.
Ma anche un ristorante già avviato può decidere di evolversi e di adottarne uno, partendo da zero.
Si tratta di rimboccarsi le maniche ed essere pronti a dedicare del tempo, partendo da un’analisi approfondita dei principali processi:
- acquisti del food;
- cucina e sala;
- comunicazione e pubblicità;
- relazioni con i clienti.
- In cosa consiste? E’ solo un modello di analisi dei costi o c’è altro?
Non esiste un sistema di Controllo di gestione “universale”, valido per tutte le realtà.
Ogni azienda è diversa dall’altra e quindi l’imprenditore dovrà essere abile a disegnare il modello più adatto alla sua realtà e, soprattutto, ai suoi obiettivi.
Secondo un approccio tradizionale (ormai vecchio e superato), si è portati a pensare che il Controllo di gestione sia, nella sua più intima essenza, nient’altro che un sistema di analisi dei costi.
Io la penso molto diversamente.
L’analisi dei costi è senz’altro importante, ma l’azienda è un sistema complesso che va esaminato da diverse prospettive, altrettanto cruciali.
Ed è per questo che il sistema va integrato con tante altre informazioni:
- obiettivi strategici;
- soddisfazione della clientela;
- processi interni;
- innovazione;
- clima aziendale.
L’obiettivo finale deve essere l’allestimento di un sistema integrato di misuratori, in grado di fornire al ristoratore un quadro informativo completo e affidabile, su cui basare le decisioni: non solo quelle “strategiche”, ma anche quelle quotidiane.
- Quanto costa adottare un sistema di Controllo di gestione? E’ solo un costo o un investimento?
Arriviamo ora a un aspetto cruciale: quanto costa?
Esistono sul mercato numerosi software gestionali per il Controllo di gestione, con costi e funzionalità che possono variare anche notevolmente.
Per le realtà medio-piccole, tuttavia, un buon Controllo di gestione può essere impostato anche senza spendere troppo, tramite un semplice file Excel.
Per quella che è la mia esperienza, ciò può funzionare a condizione che alla base vi sia:
- la volontà di farlo;
- un buon metodo;
- una giusta analisi preliminare;
- il coinvolgimento dell’imprenditore e di tutti, o quasi, i collaboratori.
E’ importante sottolineare il primo punto: la volontà di farlo.
Come detto, anche un piccolo ristorante può permettersi un sistema di Controllo di gestione integrato, senza dover necessariamente spendere un patrimonio.
Ciò che non deve e non può mancare è invece la ferrea determinazione a raggiungere l’obiettivo: si tratta infatti di un processo che richiede tempo, metodo e attenzione.
Inoltre, è un processo che non può essere delegato più di tanto, perché necessita dell’impegno in prima persona del ristoratore o del restaurant manager.
Tanto premesso, è importante rimarcare che il ristoratore attento ai temi dell’innovazione – non solo gastronomica, ma anche manageriale – considererà la spesa per l’adozione di un sistema di Controllo di gestione non come un costo, ma come un investimento.
Conoscere meglio il proprio ristorante, infatti, gli consentirà di migliorare le performance economiche nel medio-lungo periodo, attraverso:
- l’individuazione delle sacche di inefficienza nella struttura dei costi;
- il miglioramento dei processi di produzione;
- la maggiore soddisfazione dei clienti, con conseguente aumento del volume dei ricavi.
Non da ultimo, l’adozione di un sistema integrato di Controllo di gestione rappresenta anche un obbligo di legge, dal cui inadempimento potrebbero discendere conseguenze anche molto pesanti in termini di responsabilità civile e penale.
- Conclusioni
Avere il controllo dei “parametri vitali” del tuo ristorante ti permetterà di assumere decisioni più consapevoli ed efficaci.
Per ottenere questo obiettivo, occorre investire in un sistema di Controllo di gestione evoluto (“integrato”), che cioè non guardi solo al lato costi.
Un’azienda va vista infatti da diverse prospettive: soddisfazione dei clienti, processi, clima aziendale, tutti fattori cruciali per il successo.
Non occorrono grandi investimenti, anche un piccolo ristorante può permetterselo. Ciò che non deve mancare, però, è una grande determinazione, oltre che la disponibilità di tempo e attenzione.
Se sei un imprenditore e vuoi testare il grado di controllo sulla tua azienda, prova a rispondere ad alcune domande.
